PENYUSUNAN RENCANA KEBUTUHAN PENGADAAN BARANG/JASA

APA ITU PENGADAAN?

Pengadaan merupakan proses kegiatan untuk pemenuhan atau penyediaan kebutuhan dan pasokan barang atau jasa di bawah kontrak atau pembelian langsung untuk memenuhi kebutuhan bisnis. Pengadaan dapat mempengaruhi keseluruhan proses arus barang karena merupakan bagian penting dalam proses tersebut.

Pengadaan dapat di kategorikan menjadi 4 jenis, antara lain:

1.      Pengadaan Barang,

Barang publik adalah barang yang pengunaannya terkait dengan kepentingan masyarakat banyak baik secara berkelompok maupun secara umum, sedangkan barang privat merupakan barang yang hanya digunakan secara individual atau kelompok tertentu.

2.      Pekerjaan Konstruksi ,

Pekerjaan Konstruksi adalah keseluruhan atau sebagian rangkaian kegiatan perencanaan dan/atau pelaksanaan beserta pengawasan yang mencakup pekerjaan arsitektural, sipil, mekanikal, elektrikal, dan tata lingkungan masing-masing beserta kelengkapannya, untuk mewujudkan suatu bangunan atau bentuk fisik lain. (Pasal 1 Angka 2 UU Nomor 18 Tahun 1999 Tentang Jasa Konstruksi).

3.      Jasa Konsultasi

Jasa Konsultansi adalah jasa layanan profesional yang membutuhkan keahlian tertentu diberbagai bidang keilmuan yang mengutamakan adanya olah pikir (brainware). Apapun produk dari pengadaan jasa konsultasi namun pada intinya jasa konsultansi memerlukan keahlian tenaga ahli dari berbagai bidang keilmuan sesuai dengan bidang jasa yang dibutuhkan.

4.      Jasa Lainnya

Jasa Lainnya adalah jasa yang membutuhkan kemampuan tertentu yang mengutamakan keterampilan (skillware) dalam suatu sistem tata kelola yang telah dikenal luas di dunia usaha untuk menyelesaikan suatu pekerjaan atau segala pekerjaan dan/atau penyediaan jasa selain Jasa Konsultansi, pelaksanaan Pekerjaan Konstruksi dan pengadaan Barang.

Dalam sebuah pelaksanaan kegiatan yang terkait dengan menyediakan barang ataupun jasa, awal dari proses tersebut yaitu melakukan sebuah perencanaan. Hal tersebut menjadi sangat penting dan wajib dilakukan jika pengadaan tersebut terkait dengan Pengadaan Barang atau Jasa (PBJ) untuk pemerintah.

Terdapat banyak regulasi di dalam Undang-Undang (UU) terkait Perpres Pengadaan yang harus dijadikan acuan dalam PBJ. Menyusun rencana pengadaan bahkan tertera dengan jelas dalam BAB IV Pasal 18 ayat 1 Perpres No 16 Tahun 2018. Pada BAB IV Perencanaan Pengadaan tersebut paling tidak terdapat 6 susunan perencanaan, sebelum akhirnya sampai pada tahap output.

1. Identifikasi Kebutuhan

Identifikasi kebutuhan pengadaan barang/jasa diawali dengan berbagai aktivitas seperti analisis, survey dan riset mengenai barang/jasa. Secara garis besar identifikasi kebutuhan meliputi beberapa kegiatan, yaitu :

• Melakukan identifikasi kebutuhan barang/jasa yang diperlukan untuk mendukung pencapaian tujuan organisasi (baik itu tujuan jangka pendek, menengah, atau jangka panjang) secara lengkap berdasarkan hasil analisis belanja, survey, dan riset pasar tentang kebutuhan barang/jasa yang sedang diperlukan.

• Melakukan penyusunan kebutuhan barang/jasa yang telah diidentifikasi pada langkah sebelumnya menjadi rencana kebutuhan K/L/PD yang dapat disahkan.

2. Penetapan Barang atau Jasa

Penetapan barang/jasa sesuai dengan kebutuhan K/L/PD dilakukan dengan melihat paket dan prioritas pengadaan barang/jasa. Kegiatan ini meliputi:

• Menyusun paket pengadaan barang/jasa secara cermat

• Menentukan prioritas paket pengadaan barang/jasa secara tepat berdasarkan urgensi dan risiko atau dampaknya

3. Cara (Pengadaan Barang atau Jasa)

Cara pengadaan barang/jasa yang sesuai dengan kebutuhan K/L/PD dilakukan dengan melihat kesesuaian paket untuk diadakan melalui Swakelola atau melalui penyedia. Pada tahap ini, kegiatan meliputi:

• Menganalisa jenis/kebutuhan dan menentukan bagaimana kegiatan pengadaan harus dilakukan; apakah melalui swakelola atau pemilihan penyedia. Hal tersebut ditentukan berdasarkan; ketersediaan sumber daya, ketersediaan biaya, ketersediaan waktu dan kualitas yang diinginkan, kemampuan teknologi, hingga keahlian pelaku pengadaan.

• Menetapkan tipe swakelola mana yang sesuai kebutuhan K/L/PD, menentukan spesifikasi/Kerangka Acuan Kerja (KAK), memperkirakan biaya/RAB, menentukan pemaketan dan konsolidasi (jika dilakukan melalui penyedia) serta biaya pendukung lainnya.

4. Jadwal (Pengadaan Barang atau Jasa)

Pada tahap perencanaan ini, yang dimaksud Jadwal Pengadaan Barang/jasa adalah membuat jadwal secara keseluruhan kegiatan pengadaan mulai dari perencanaan, persiapan, pelaksanaan, hingga penutupan pengadaan. Pada tahap jadwal, kegiatan ini meliputi:

• Perencanaan Pengadaan

• Persiapan Pengadaan

• Pelaksanaan Pengadaan

Dalam menyusun jadwal ini, yang menjadi pertimbangan yaitu;

• Jenis/karakteristik barang/jasa

• Metode dan waktu pengiriman

• Waktu pemanfaatan barang/jasa

• Metode pemilihan

• Jangka waktu proses pemilihan (penyedia)

• Ketersediaan barang/jasa di pasar

5. Anggaran Barang atau Jasa

Menyusun anggaran pengadaan barang/jasa yang sesuai dengan kebutuhan K/L/PD dilakukan dengan cara menghitung setiap aktivitas lalu mengumpulkannya dalam paket pekerjaan. Anggaran ini merupakan seluruh biaya yang dikeluarkan oleh K/L/PD untuk memperoleh barang/jasa. Secara garis besar tahap ini meliputi:

• Melakukan identifikasi kebutuhan Sumber Daya Manusia (SDM), material, dan bahan sesuai dengan aktivitas yang telah didapat pada poin ke-4 (Jadwal Pengadaan Barang/Jasa)

• Menghitung perkiraan biaya bahan, biaya setiap aktivitas berdasarkan jumlah sumber daya yang ada untuk menyelesaikan pekerjaan sesuai waktu yang ditentukan

• Menjumlahkan seluruh biaya menjadi total anggaran pengadaan barang/jasa

BAB IV Perencanaan Pengadaan. Sumber: lkpp.go.id

6. Rencana Umum Pengadaan (RUP)

Setelah ke-5 tahap penyusunan diatas selesai dilakukan, maka dilaksanakanlah Rencana Umum Pengadaan (RUP) yang juga merupakan proses output dalam pengadaan barang/jasa. RUP ini merupakan hasil perencanaan pengadaan barang/jasa yang dimuat dalam Pasal 18 Ayat 8 Perpres 16/2018.

Nantinya, pengumuman RUP akan dilaksanankan melalui aplikasi SIRUP (Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan).

Related Posts: